1. Tầm quan trọng của việc lựa chọn phần mềm kế toán

Mọi bộ phận kế toán đều sẽ buộc sẽ phải lựa chọn một hệ thống kế toán mới với tâm trạng vừa lo lắng vừa hồi hộp. Sự lo lắng xuất phát từ nhận thức rằng quá trình lựa chọn một phần mềm kế toán có thể là một công việc phức tạp, thậm chí mất rất nhiều thời gian - đó là một quá trình đòi hỏi nhiều sức lực trong một môi trường làm việc đã quá căng thẳng.

Sự hồi hộp xuất phát từ những kỳ vọng về sự chuyển đổi từ những ứng dụng kế toán lỗi thời sang các bộ chương trình thế hệ mới chạy trong môi trường Windows, được liên kết mạng và hàng loạt các khả năng khác.

Hầu hết các nhà quản lý hệ thống kế toán đều nhận thấy rằng việc thay đổi một hệ thống kế toán mới là một trong những quyết định quan trọng trong suốt nhiệm kỳ của họ ở công ty. Đó là một quyết định mà họ và nhân viên của họ sẽ phải sử dụng trong suốt 5 đến 10 năm - giả sử rằng sự lựa chọn đó là đúng đắn. Lựa chọn một phần mềm kế toán sai lầm có thể phải trả giá rất đắt, từ vài triệu đồng đối với các doanh nghiệp nhỏ, cho đến cả trăm triệu đồng - đối với các doanh nghiệp lớn. Đấy mới chỉ mới là mất mát về tiền đầu tư chứ chưa kể đến công sức và thời gian.

2. Quy trình lựa chọn

Trong bài báo này chúng tôi trình bày về cách thức quản lý thành công một quá trình lựa chọn phần mềm kế toán, từ khi bắt đầu cho đến khi đưa ra quyết định. Lưu ý là trong bày này chưa đề cập đến việc sẽ tiến hành triển khai các phần mềm đã lựa chọn như thế nào - đó là một đề tài rất phức tạp.

Quá trình lựa chọn phần mềm kế toán gồm các bước sau:

1. Xác định các động cơ đầu tư: Tại sao, cái gì, khi nào, ai và như thế nào.
2. Tạo ra những cơ sở cho sự lựa chọn: Đội ngũ, phương pháp, công cụ.
3. Xây dựng tài liệu mời thầu
4. Xây dựng các ví dụ kiểm tra
5. Lựa chọn nhà cung cấp.

Bước 1: Xác định động cơ đầu tư

Trong tất cả các doanh nghiệp, trừ những doanh nghiệp quá nhỏ, việc lựa chọn thay đổi một phần mềm kế toán mới phải được xem như là một dự án như bất kỳ một dự án nào khác: đó là một loạt các công việc với quy trình và mục tiêu rõ ràng. Thật đáng ngạc nhiên khi có nhiều doanh nghiệp bắt đầu quá trình lựa chọn phần mềm kế toán mà không hiểu được những điều gì khiến cho họ đưa ra những quyết định này. Ta sẽ có thể phải lập thành văn bản những động cơ đầu tư của mình lên một tờ giấy. Đây là văn bản “sống” và có thể sẽ còn phát triển thêm phản ánh sự thay đổi của những mục tiêu hoặc sự ưu tiên trong tiến hành lựa chọn. Khi ta đã xác định được những động cơ lựa chọn, ta sẽ phải lựa chọn được đội ngũ triển khai và áp dụng những biện pháp quản trị trong việc lựa chọn đó.

Để xác định được động cơ của dự án này, ta sẽ phải đưa ra và trả lời những câu hỏi dưới đây trong những cuộc họp mặt vận dụng trí tuệ tập thể trước khi lựa chọn.

Tại sao chúng ta lại làm việc này?

Có thể có những nguyên nhân “cứng”, ví dụ ta phải thay đổi để đáp ứng chế độ mới về thuế giá trị gia tăng, hoặc để thích ứng với sự cố năm 2000. Có thể có những nguyên nhân “mềm” như để nâng cao hiệu quả công việc và tăng cường khả năng hỗ trợ ra quyết định. Thông thường chúng ta phải đưa ra được khoảng 5 lý do.

Khoảng bao nhiêu tiền chúng ta sẽ phải đầu tư?

Các chi phí phát sinh sẽ bao gồm:

1. Chi phí về phần mềm: phần mềm sẵn có, các sửa đổi theo yêu cầu
2. Chi phí về phần cứng: máy tính, máy in, mạng, internet
3. Chi phí về triển khai: đào tạo, chuyển đổi số liệu cũ (nếu có)
4. Chi phí về hỗ trợ sau đào tạo.

Khi nào chúng ta sẽ bắt đầu quá trình lựa chọn?

Lý tưởng nhất là ta bắt đầu sự lựa chọn trước 6 tháng trước khi bắt đầu triển khai ứng dụng. Lưu ý là triển khai vào ngay cuối năm hoặc đầu năm mới không phải là thời gian tốt. Chúng ta phải xác định rất rõ:

1. Khi nào bắt đầu quá trình lựa chọn?
2. Khi nào sẽ ra quyết định?
3. Khi nào sẽ bắt đầu việc triển khai?
4. Khi nào việc triển khai sẽ kết thúc?

Những lợi ích gì chúng ta mong muốn từ hệ thống mới?

Danh sách các lợi ích có thể bao gồm:

1. Thông tin được cung cấp đầy đủ và kịp thời hơn
2. Giảm bớt chi phí về hàng tồn kho do nắm được lượng lưu kho tối ưu
3. Quản lý về công nợ và dòng tiền tốt hơn
4. Giảm chi phí về các công việc đơn giản do được phần mềm tự động hoá thực hiện một phần,…

Những ai sẽ bị tác động bởi hệ thống mới?

Phải xác định rõ những bộ phận nào, phòng ban nào và cá nhân nào sẽ bị tác động bởi hệ thống mới. Những bộ phận này, cá nhân này phải được tham gia và có trách nhiệm trong quá trình lựa chọn phần mềm mới.

Quá trình lựa chọn sẽ được quản lý như thế nào?

Kinh phí đầu tư, các nguồn lực, cách thức tiến hành sẽ phụ thuộc vào quá trình lựa chọn được quản lý như thế nào. Chúng ta có thể tự làm và có một người lânh đạo chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Chúng ta cũng có thể thuê các nhà tư vấn.

Bước 2: Tạo ra những cơ sở cho sự lựa chọn

Đội đề án, phương pháp lựa chọn, công cụ quản lý là cơ sở cho quá trình lựa chọn.

Đội đề án thường có các thành viên sau:

1. Người đỡ đầu đề án (có thể là giám đốc hoặc phó giám đốc tài chính)
2. Phụ trách đề án
3. Chuyên gia về phân tích hệ thống thông tin
4. Một hoặc vài chuyên gia về các phân hành nghiệp vụ
5. Các nhà tư vấn bên ngoài

Bước 3: Xây dựng tài liệu mời thầu

Tài liệu mời thầu dùng để xác định các nhà cung cấp phần mềm đáp ứng các yêu của đề án đặt ra.

Chúng ta có thể lựa chọn các nhà cung cấp trên mạng internet, bằng cách gọi điện thoại hoặc gửi tài liệu mời thầu.

Tài liệu mời thầu giúp ta tin chắc là tất cả các nhà cung cấp đều lựa chọn dựa trên cùng một tiêu chuẩn và các bảng trả lời sẽ giúp ta dễ dàng theo dõi và so sánh.

Tài liệu mời thầu không được quá dài để các nhà cung cấp có thể trả lời được trong vòng một vài giờ đồng hồ. Tài liệu mời thầu thường có tối thiểu 6 mục sau:

1. Giới thiệu về đề án
2. Yêu cầu về công nghệ
3. Yêu cầu chung về các phần hành nghiệp vụ
4. Các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù
5. Các yêu cầu về triển khai thực hiện
6. Bảng giá

Mỗi mục này thường không được quá một trang giấy.

Giới thiệu về đề án

Phần giới thiệu về đề án sẽ cung cấp thông tin chung về công ty, về các mong muốn của đề án, quy trình lựa chọn và hướng dẫn cho các nhà cung cấp cách thức trả lời các câu hỏi và cung cấp các thông tin cần thiết. Trong phần giới thiệu cũng phải trình bày về hệ thống hiện có, các mong muốn đối với hệ thống mới, sơ đồ tổ chức của công ty.

Yêu cầu về công nghệ

Phòng tin học và phòng kế toán cần phải thảo luận và thống nhất về nền công nghệ của phần mềm kế toán. Mặc dù yêu cầu phải đáp ứng về nghiệp vụ bao giờ cũng cao hơn so với yêu cầu phải đáp ứng về công nghệ, tuy nhiên không được phép lựa chọn công nghệ lạc hậu. Trong phần yêu cầu về công nghệ phải nêu rõ các công nghệ được ưu tiên và đề nghị các nhà cung cấp phải đảm bảo hỗ trợ các công nghệ này.

Các yêu cầu về công nghệ phải bao quát các vấn đề liên quan đến hệ điều hành máy trạm, hệ điều hành máy chủ, cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình, công cụ tạo báo cáo và trợ giúp phân tích số liệu. Đối với một số doanh nghiệp thì có thể phải yêu cầu thêm các vấn đề hỗ trợ bar-code, internet.

Yêu cầu về các phần hành nghiệp vụ

Phần này đơn giản là liệt kê các phần hành nghiệp vụ mà doanh nghiệp yêu cầu. Cần phải xác định các phần hành nào phải có ngay, phần hành nghiệp vụ nào thì sẽ cần trong tương lai và phần hành nào thì nếu có sẽ càng tốt.
Các nhà cung cấp phải xác nhận là có khả năng đáp ứng được các phần hành nghiệp vụ nào.

Các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù

Phần này nêu lên các nghiệp vụ đặc thù cho riêng doanh nghiệp của bạn.
Dưới đây là các ví dụ về các yêu cầu đặc thù:
- Yêu cầu quản lý được nhiều loại ngoại tệ
- Yêu cầu tính toán chi phí giá thành lỗ lãi theo đơn hàng, theo lô hàng
- Yêu cầu quản lý hàng tồn kho theo nhiều đơn vị tính; đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước
- Các yêu cầu về độ rộng mã hoá tài khoản, mã hoá danh điểm vật tư.
- Các yêu cầu về quy trình luân chuyển, xác nhận chứng từ,…

Yêu cầu các nhà cung cấp xác nhận là có đáp ứng được các yêu đặc thù nêu trên hay không.

Các yêu cầu về triển khai thực hiện

Phần này nêu rõ các yêu cầu liên quan đến triển khai thực hiện như giao hàng, cài đặt, đào tạo, sửa đổi theo yêu cầu, hỗ trợ sau đào tạo. Trong phần này cũng đề nghị các nhà cung cấp nêu tên các khách hàng hiện có trong lĩnh vực kinh doanh tương tự như doanh nghiệp của bạn.