Xác định việc bạn có cần thay thế phần mềm kế toán hiện tại hay không là một công việc vất vả. Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp cảm thấy phần mềm hiện tại không còn phù hợp, tuy nhiên lại thực sự không dễ dàng để thấy đuợc rằng bạn đang cần một phần mềm kế toán mới để đáp ứng tốt hơn hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Và câu hỏi tiếp theo được đặt ra là làm thế nào để có thể lựa chọn phần mềm kế toán thay thế một cách tốt nhất.

Sau đây là một số dấu hiệu cho thấy doanh  nghiệp của bạn đang phát triển nhanh hơn những gì mà phần mềm kế toán hiện tại có thể đáp ứng:

• Bạn bắt dầu cảm thấy có nhiều hạn chế trong việc hoàn thành cập nhật các chứng từ. Quá nhiều bước thủ công phải làm. Bạn và nhân viên của bạn dành ngày càng nhiều thời gian hơn để nhập chứng từ vào hệ thống.
• Công ty bạn vừa mở một chi nhánh mới, hoặc vừa sát nhập với một công ty khác và đang có nhu cầu truy cập thông tin tài chính quan trọng một cách nhanh chóng, không chỉ cho trụ sở chính mà cả các chi nhánh và công ty con.
• Phần mềm hiện tại hoạt động ngày càng chậm.
• Công ty bạn mở rộng hoạt động sang một lĩnh vực kinh doanh mới, với nhiều yếu tố phức tạp hơn trong quản lý tài chính. Ví dụ công ty bạn trước đây chỉ hoạt động trong lĩnh vực thương mại và vừa quyết định mở rộng sang hoạt động sản xuất và  phần mềm kế toán hịên tại có khó khăn đáp ứng yêu cầu tính giá thành cho hoạt động sản xuất của công ty.

Những yêu cầu phức tạp hơn, nhất là trong vấn đề tích hợp giữa các hệ thống, sẽ cần nhiều thời gian và công sức hơn để tìm hiểu và thực hịên, ví dụ:

• Thống nhất về quản lý giá, hàng tồn kho và nhà cung cấp trong toàn bộ hệ thống tại nhiều địa điểm khác nhau.
• Hệ thống có khả năng trao đổi thông tin với hệ thống của nhà cung cấp, khách hàng

Xác định các mảng nghiệp vụ đòi hỏi cần được đáp ứng tốt hơn bởi phần mềm kế toán là bước đầu tiên. Đồng thời, cần đánh giá mức độ cần thiết theo từng mảng nghiệp vụ. Điều này sẽ giúp bạn phân loại các nhu cầu về hệ thống phần mềmq ua đó giúp bạn đưa ra các tiêu chí để lựa chọn, thiết kế và xây dựng một hệ thống phần mềm hoàn chỉnh.

Tromg rất nhìêu trường hợp, chi phí để thực hiện thay đổi lớn hơn nhiều những vấn đề mà bạn đang gặp phải với phần mềm kế toán hịên tại. Tuy nhiên cần lưu ý rằng, những vấn đề nhỏ bạn đang gặp hôm nay sẽ trở thành các vấn đề phức tạp hơn trong tương lai.

Rõ rang thay đổi phần mềm kế toán hiện tại là một công việc khó khăn. Không chỉ sẽ làm cho hoạt động của doanh nghiệp bị ảnh hưởng mà chi phí để thực hiện thông thường sẽ vượt quá những gì bạn dự kiến. Hơn nữa, nhân viên kế toán của bạn cũng sẽ có những phản ứng nhất định với các thay đổi này.

Tóm lại, bạn cần:

• Nhận ra rằng bạn đang có vấn đề với phần mềm kế toán hịên tại và thông thường, vấn đề lớn hơn là bạn có thể đánh giá và sẽ gây các tác động không tốt cho các hoạt động của doanh nghịêp.
• Lập danh sách đầy đủ các vấn đề về phần mềm và quy trình nghiệp vụ cần được cải tiến.
• Đánh giá từng nội dung cụ thể về mặt chi phí, thời gian và cả những cơ hội mà nó mang lại cho doanh nghịêp của bạn trong tương lai.
• Từ đó xác định cụ thể các nhu cầu cần thiết phải thay thế phần mềm kế toán hiện tại.
• Liên hệ với các nhà cung cấp phần mềm để lựa chọn sản phẩm thay thế phù hợp.