Phần mềm kế toán là phần mềm ứng dụng trong việc ghi chép và xử lý các giao dịch kế toán trong các module chức năng như các tài khoản nợ phải trả, tài khoản phải thu, bảng lương, và số dư cân đối tài khoản.

Phần mềm kế toán hoạt động như là một hệ thống thông tin kế toán. Nó có thể được phát triển trong nhà của công ty hay tổ chức sử dụng nó, có thể được mua từ một bên thứ ba, hoặc có thể là một sự kết hợp của một gói phần mềm của bên thứ ba ứng dụng với sự sửa đổi địa phương. Có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau về độ phức tạp và chi phí của nó.

Thị trường phần mềm kế toán đã trải qua những thay đổi đáng kể từ giữa những năm 1990, với nhiều nhà cung cấp ngừng để kinh doanh hoặc được sát nhập bởi các nhóm lớn hơn.

Modules

Phần mềm kế toán thường bao gồm các module khác nhau xử lý các khu phần hành kế toán cụ thể. Trong số các phổ biến nhất là:

Các Module chính:
- Kế toán các khoản phải trả
- Sổ cái tài khoản
- Kế toán hàng tồn kho
- Kế toán mua hàng
- Kế toán bán hàng

Các Module bổ sung:

- Kế toán công nợ phải trả
- Kế toán thanh toán điện tử
- Kế toán chi phí
- Quản lý yêu cầu
- Kế toán thanh toán
- Báo cáo
- Lịch biểu kế toán
- Quản lý mua hàng

Các loại phần mềm kế toán:

Phần mềm kế toán cá nhân:

Chủ yếu cho người dùng gia đình đó phải nộp các tài khoản sử dụng loại hình giao dịch kế toán, quản lý ngân sách và tài khoản đơn giản, hoà giải ở cuối rẻ tiền của các nhà cung cấp trên thị trường bao gồm

Thị trường phần mềm kế toán cơ bản:

Tại phân khúc thị trường phần mềm kế toán cơ bản, phần mềm ứng dụng ít tốn kém nhất cho phép các chức năng kinh doanh tổng hợp kế toán sẽ được thực hiện. Các nhà cung cấp thường xuyên phục vụ cho một thị trường thống nhất quốc gia, trong khi các nhà cung cấp lớn hơn cung cấp các giải pháp riêng biệt trong từng thị trường quốc gia.
Nhiều sản phẩm cơ bản được đặc trưng bởi đang được “ghi sổ đơn”, như trái ngược với thống “ghi sổ kép” sử dụng trong nhiều doanh nghiệp. Một số sản phẩm có chức năng đáng kể nhưng không được coi là đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhập (GAAP) hoặc FASB. Một số ít các hệ thống kết thúc không có bảo đảm đầy đủ tính bảo mật cũng như có bảng cân đối thử.

Thị trường tầm trung:

Thị trường tầm trung bao gồm một loạt các phần mềm doanh nghiệp mà có thể có khả năng phục vụ nhu cầu của các tiêu chuẩn kế toán quốc gia và cho phép nhiều kế toán tại nhiều loại tiền tệ.
Ngoài các chức năng kế toán tổng hợp, phần mềm này có thể bao gồm tích hợp hoặc tiện ích hệ thống thông tin quản lý, và có thể được định hướng theo hướng một hoặc nhiều thị trường, ví dụ với tích hợp hoặc add-on module kế toán dự án.
Phần mềm ứng dụng trong thị trường này thường bao gồm các tính năng sau đây:
- Công nghệ cơ sở dữ liệu tiêu chuẩn mạnh (ví dụ: PostgreSQL, MySQL, Microsoft SQL, Oracle, Pervasive)
- Công nghệ báo cáo tiêu chuẩn (ví dụ như Cognos, Crystal)
- Công cụ để cấu hình hay mở rộng các ứng dụng (ví dụ như một SDK, truy cập vào mã chương trình, khả năng được điều khiển thông qua VBA (VBA))

Thị trường cao cấp:

Phần lớn các phần mềm kế doanh nghiệp toán phức tạp và đắt tiền nhất thường là một phần của một bộ sâu rộng của phần mềm thường được biết đến như là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hoặc phần mềm ERP.
Các ứng dụng này thường có một thời gian triển khai thực hiện rất dài, thường lớn hơn sáu tháng. Trong nhiều trường hợp, các ứng dụng này chỉ đơn giản là một tập hợp các chức năng mà yêu cầu hội nhập đáng kể, cấu hình và tuỳ chỉnh để thậm chí bắt đầu trông giống như một hệ thống kế toán.
Lợi thế của một giải pháp cao cấp là các hệ thống này được thiết kế để hỗ trợ các công ty, cá nhân quy trình cụ thể, vì chúng đã được tùy biến rất cao và có thể phù hợp với yêu cầu kinh doanh chính xác. Điều này thường đi kèm với chi phí đáng kể về tiền bạc và thời gian thực hiện.

Thị trường ngành dọc:

Một số doanh nghiệp phần mềm kế toán được thiết kế cho loại hình kinh doanh cụ thể. Nó sẽ bao gồm các tính năng cụ thể cho ngành công nghiệp đó.

Việc lựa chọn hay không để mua một ngành công nghệ ứng dụng cụ thể hoặc một ứng dụng mục đích chung thường là rất khó khăn. Quan tâm để tùy chỉnh được xây dựng một ứng dụng hoặc một thiết kế cho một ngành công nghiệp cụ thể bao gồm:
- Nhóm nhỏ đội ngũ phát triển.
- Tăng rủi ro trong thất bại của các nhà cung cấp.
- Giảm hỗ trợ sẵn có.
Điều này có thể tăng lên để chống lại:
- Ít yêu cầu cho customisation hệ thống.
- Giảm chi phí triển khai thực hiện.
- Giảm thời gian và chi phí đào tạo người dùng cuối.
Một số loại quan trọng của phần mềm kế toán ngành dọc:
- Ngân hàng
- Xây dựng
- Y tế
- Phi lợi nhuận
- Bán lẻ (POS)
…

Giải pháp tổng hợp:

Theo công nghệ phát triển, các nhà cung cấp phần mềm đã có thể cung cấp phần mềm ngày càng cao cấp với giá thấp hơn. Phần mềm này phù hợp cho nhiều công ty ở các giai đoạn tăng trưởng. Nhiều người trong số các tính năng của thị trường tầm Trung và phần mềm cao cấp (bao gồm cả tuỳ biến rất cao và khả năng mở rộng cơ sở dữ liệu) được yêu cầu của các doanh nghiệp nhỏ, ngay cả khi họ mở nhiều địa điểm hoặc phát triển về kích thước. Ngoài ra, với các công ty ngày càng mở rộng ở nước ngoài hoặc cho phép nhân viên làm việc tại văn phòng ở nhà, nhiều khách hàng nhỏ có nhu cầu kết nối nhiều địa điểm. Lựa chọn của họ được để sử dụng phần mềm như một dịch vụ hoặc ứng dụng khác mà họ cung cấp khả năng tiếp cận tương tự từ nhiều nơi trên internet.

Sử dụng bởi những người không phải kế toán viên:

Với sự thống trị ngày càng tăng của các tài khoản tài chính đã chuẩn bị sẵn sàng với phần mềm kế toán, cũng như một số ‘các nhà cung cấp tuyên bố rằng bất cứ ai có thể chuẩn bị công cụ riêng của họ, phần mềm kế toán có thể được coi là nguy cơ không cung cấp thông tin thích hợp như những người không phải kế toán viên chuẩn bị các thông tin kế toán. Theo ghi chép và giải thích là tách ra khỏi phần mềm và các hệ thống chuyên gia, sự cần thiết phải có một toán Hệ thống giám sát hệ thống kế toán trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Các thiết lập của các quá trình và kết quả cuối cùng phải được kiểm tra mạnh mẽ và duy trì một cách thường xuy ên để pháttriển và duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu và các quá trình quản lý những dữ liệu này.

Sưu tầm