Người sử dụng phần mềm kế toán nói riêng và phần mềm máy tính nói chung tương tác với nhau như thế nào? Có thể hình dung qua sơ đồ sau:

Người sử dụng là chủ thể đưa dữ liệu đầu vào và nhận thông tin đầu ra, là người tương tác trực tiếp tại điểm đầu và cuối. Đó là nguyên tắc cơ bản khi làm việc với phần mềm nói chung, vậy nguyên tắc cơ bản khi làm việc với phần mềm kế toán có những gì?

Cái này có thể phân làm bước:

Một, đó là thiết lập các thông số ban đầu: Gồm cài đặt, tạo cơ sở dữ liệu, cái này kế toán ít phải làm. Trong phần này một phần rất quan trọng đó là các "hằng" là những giá trị ít biến đổi sẽ được khai báo ở đây ví dụ: Tên công ty, mã số thuế, phương pháp tính giá hàng tồn kho... Đó là các thông số có tác dụng đối với toàn bộ hệ thống sau này. Nếu bạn chọn phương pháp tính giá hàng tồn kho là bình quân thì ít nhất trong một kỳ kế toán nó sẽ được áp dụng và giá vốn sẽ là bình quân.

Hai, đó là nhập dữ liệu gồm có danh sách và chứng từ, đây là phần việc mà kế toán phải thường xuyên nhất, hàng ngày nhất. Việc nhập dữ liệu xem ra là công việc mất nhiều thời gian và tẻ nhạt, nhưng đó là việc bắt buộc để cho ra thông tin theo yêu cầu. Việc nhập dữ liệu như nào, thương mỗi nhà làm phần mềm sẽ dễ khó khác nhau và sẽ có hướng dẫn, chỉ cần nắm logic làm việc là coi như xong.

Ba, đó là cho ra các báo cáo, là kết quả của cả quá trình vất và làm việc, là thông tin hữu ích của hệ thống kế toán cung cấp cho các đối tượng cần đến: Nhà quản trị, nhà đầu tư, thuế...