Làm thế nào để lựa chọn được phần mềm kế toán và nhà cung cấp phù hợp? (Phần 1)

Cách lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp

Hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán đã trở nên phổ biến. Ngành kế toán đã đào tạo sinh viên cách sử dụng các phần mềm. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng lựa chọn cho mình được một phần mềm phù hợp. Sau đây là một số tiêu chí để xem xét lựa chọn phần mềm kế toán và nhà cung cấp phù hợp với doanh nghiệp của mình.

1. Phù hợp quy mô doanh nghiệp của bạn

Tùy thuộc quy mô doanh nghiệp của bạn là rất nhỏ, nhỏ, vừa hay lớn mà bạn có thể quyết định sử dụng các phần mềm kế toán thích hợp. Chúng tôi tạm chia quy mô theo sốlượng kế toán mà công ty bạn có:

  • Rất nhỏ: Chỉ có 1 kế toán
  • Nhỏ và vừa: Từ 2 – 7 kế  toán
  • Vừa và lớn: Trên 7 kế toán

Khi tham khảo phần mềm, bạn có thể hỏi nhà cung cấp có những sản phẩm giành cho quy mô doanh nghiệp thế nào. Hoặc bạn cũng có thể tham khảo danh sách khách hàng đã triển khai phần mềm bên nhà cung cấp, nhìn vào quy mô của họ ta có thể đánh giá được phần mềm có thích hợp với doanh nghiệp của bạn không.

2. Phù hợp với loại hình hoạt động của doanh nghiệp của bạn

Mỗi loại hình doanh nghiệp có các đặc thù riêng, vì vậy yêu cầu cũng khác nhau. Khi lựa chọn phần mềm kế toán cần biết được họ đang hoạt động chuyên sâu cho loại hình doanh nghiệp nào, hoặc phần mềm có các phiên bản riêng hỗ trợ cho từng loại hình hoạt động hay không. Một phần mềm kế toán chung chung sẽ khó đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Chúng tôi có thể tạm chia các loại hình doanh nghiệp thành các nhóm:

  • Doanh nghiệp dịch vụ
  • Doanh nghiệp thương mại
  • Doanh nghiệp xây lắp
  • Doanh nghiệp sản xuất
  • Cá nhân làm dịch vụ kế toán

3. Đáp ứng các yêu cầu về quản trị và tính giá thành

Kế toán gồm 2 mảng: Kế toán tài chính và kế toán quản trị. Kế toán tài chính đáp ứng yêu cầu quản lý sổ sách, báo cáo cho các cơ quan nhà nước, nhà đầu tư và ngân hàng. Kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu quản trị nội bộ của công ty như cung cấp báo cáo, phân tích số liệu bán hàng, mua hàng, nhà cung cấp, hàng tồn kho… Các báo cáo này phân tích dữ liệu theo nhiều tiêu chí với mức độ chi tiết ở các cấp độ khác nhau.

Tùy vào loại hình các doanh nghiệp mà yêu cầu quản trị và tính giá thành cũng khác nhau. Ví dụ, với doanh nghiệp xây lắp và sản xuất cần một phần mềm mạnh và có mức độ chuyên sâu về mảng tính giá thành. Hầu hết các phần mềm kế toán thông thường chỉ tính được giá thành đơn giản.

phan-mem-ke-toan-3

Minh họa: Thẻ tính giá thành sản phẩm

=>> [Tính năng quản trị chi phí và giá thành của Phần mềm kế toán FTS]

4. Phù hợp với yêu cầu đặc thù ngành nghề doanh nghiệp

Những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn thường thường yêu cầu một phần mềm kế toán đáp ứng được các đặc thù của ngành nghề kinh doanh của mình. Các ngành nghề là vô cùng đa dạng, do đó các yêu cầu cũng rất khác biệt. Cần hỏi nhà cung cấp xem phần mềm có đáp ứng được bài toán đặt ra không, bên cạnh đó bạn có thể tìm hiểu danh sách khách hàng đang sử dụng phần mềm của nhà cung cấp.

5. Phù hợp với yêu cầu công nghệ

Khi tham khảo phần mềm chúng ta cũng cần quan tâm đến những vấn đề sau:

  • Phần mềm là ứng dụng windows-based hay là ứng dụng web-based
  • Phần mềm là ứng dụng người dùng mua về cài đặt hay là ứng dụng đám mây
  • Phần mềm chạy được trên các hệ điều hành nào hay là chạy được trên các trình duyệt (web browser) nào.
  • Sử dụng cơ sở dữ liệu nào.